คุณสามารถกรองข้อมูลบนหน้าจอ มุมมอง ของแอปได้โดยระบุเงื่อนไขการกรอง
คุณสามารถสร้างมุมมองต่างๆ ที่มีเงื่อนไขการกรองข้อมูลที่แตกต่างกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างมุมมองแยกต่างหากที่แสดงรายการลูกค้าที่ได้รับมอบหมาย โครงการประจำเดือน และงานที่ยังไม่เสร็จ
คุณยังสามารถบันทึกมุมมองของคุณด้วยเงื่อนไขการกรองเรคคอร์ดที่แตกต่างกันได้ สามารถสลับมุมมองที่บันทึกไว้ได้อย่างง่ายดายด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

หากต้องการกรองระเบียนที่แสดงในมุมมอง ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

1. บนหน้าจอ มุมมอง ให้คลิกไอคอน ตัวกรอง​

2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรอง ให้ระบุเงื่อนไข (ฟิลด์) สำหรับการกรองข้อมูล
   คลิกที่ลูกศรลงในพื้นที่เลือกฟิลด์ใต้ ตัวกรอง จากนั้นเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการระบุเงื่อนไข หรือป้อนชื่อฟิลด์โดยตรง
   คุณสามารถคลิก ล้างทั้งหมด เพื่อล้างเงื่อนไขทั้งหมดที่ได้เพิ่มไว้แล้ว
   

3. ในส่วน "จัดเรียงตาม ให้ระบุลำดับการแสดงผลของข้อมูล
   สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับฟิลด์ที่แสดงเป็นตัวเลือกในส่วน จัดเรียงตาม โปรดดูที่หน้าต่อไปนี้
   ช่องและรายการใดบ้างที่สามารถใช้สำหรับ "จัดเรียงตาม" ได้?​​

4. คลิก บันทึก หรือ ใช้งาน​
   

5. ถ้าคุณคลิก บันทึก ในขั้นตอนที่ 4 ให้ตั้งชื่อมุมมองและบันทึก หลังจากทําเช่นนั้น มุมมองที่กรองแล้วจะปรากฏขึ้น ​​
   หากคุณคลิก ใช้งาน ในขั้นตอนที่ 4 มุมมองที่กรองแล้วจะปรากฏขึ้น

• สามารถป้อนคำสำคัญตัวกรองได้สูงสุด 100 ตัวอักษร
  นอกจากนี้ โปรดทราบว่าผลลัพธ์การกรองจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้ตัวอักษรญี่ปุ่นหรือจีน ตัวอักษรและตัวเลข หรืออักขระพิเศษเป็นคำสำคัญของตัวกรอง
  สำหรับรายละเอียดโปรดดูหัวข้อถัดไป
  ผลลัพธ์ของตัวกรองจะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้ตัวอักษรญี่ปุ่นหรือจีน ตัวอักษรและตัวเลข หรืออักขระพิเศษ
• สำหรับรูปแบบของไฟล์ที่ต้องกรองเมื่อคุณกรองเรคคอร์ดโดยระบุคำสำคัญสำหรับไฟล์ในฟิลด์ แนบ โปรดดูที่หน้าต่อไปนี้
  รูปแบบไฟล์ที่สามารถค้นหาได้
• ระบุคำสำคัญที่รวมอยู่ในเรคคอร์ดไม่เกิน 100,000 รายการ หากจำนวนเรคคอร์ดทั้งหมดที่ตรงกับคำสำคัญเกิน 100,000 รายการ ระบบจะแสดงข้อความเตือนและเรคคอร์ดจะถูกกรองไม่ถูกต้อง
• หากคุณระบุคำหลักหลายคำ และส่งผลให้จำนวนบันทึกทั้งหมดที่มีคำหลักใดๆ เกิน 100,000 บันทึกนั้นจะไม่ถูกกรองอย่างถูกต้อง

ผลลัพธ์ของตัวกรองจะถูกสร้างขึ้นแตกต่างกันขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้ตัวอักษรญี่ปุ่นหรือจีน ตัวอักษรและตัวเลข หรืออักขระพิเศษในคีย์เวิร์ดตัวกรองของคุณ

• ไม่แยกแยะตัวอักษรคาตากานะแบบเต็มความกว้างและครึ่งความกว้าง
• ในการกรองคำที่มีอักขระสองตัวหรือมากกว่า คุณต้องระบุคำสำคัญที่มีอักขระสองตัวหรือมากกว่า คำที่มีอักขระตัวเดียวสามารถกรองด้วยคำสำคัญที่มีอักขระตัวเดียวได้
  ตัวอย่าง: เมื่อคุณต้องการกรองฟิลด์ที่มีสตริง "日本語"
  • คำสำคัญที่สามารถใช้ในการกรอง: "日本", "本語 หรือ "日本語"
  • คำสำคัญที่ไม่สามารถใช้ในการกรองได้: "日," "本," หรือ "語"

• คำหลักไม่แยกแยะตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก และไม่แยกแยะอักขระตัวอักษรเต็มความกว้างและครึ่งความกว้าง
• แต่ละคําจะถูกกรอง
  ตัวอย่าง: เมื่อคุณต้องการกรองเขตข้อมูลที่มีสตริง "cybozu_kintone2"
  • ป้อน "cybozu" หรือ "kintone2" เป็นคําหลัก การจับคู่บางส่วน (เช่น "cy" หรือ "kintone") จะไม่ถูกกรอง
• เครื่องหมายขีดล่าง (_) และเครื่องหมายตัวเลข (#) (ทั้งแบบเต็มความกว้างและครึ่งความกว้าง) ถือเป็นส่วนหนึ่งของคำ
  ตัวอย่าง: เมื่อคุณต้องการกรองฟิลด์ที่มีสตริง "cybozu_kintone"
  • ระบุ "cybozu_kintone" เป็นคีย์เวิร์ด หากป้อนเฉพาะ "cybozu" หรือ "kintone" เป็นคีย์เวิร์ด ระบบจะไม่กรองคีย์เวิร์ด "cybozu_kintone"

• ไม่แยกแยะอักขระพิเศษความกว้างเต็มและความกว้างครึ่ง

• อักขระพิเศษต่อไปนี้ไม่รวมอยู่ในคำหลักสำหรับการกรอง

  • เครื่องหมายวรรคตอนในภาษาญี่ปุ่นและภาษาจีน
  • สัญลักษณ์แบบเต็มความกว้างและครึ่งความกว้างต่อไปนี้:
    - & | / ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : ; \ $ % @ ' ` = < > , .

  อักขระพิเศษอื่นๆ นอกเหนือจากที่กล่าวมาข้างต้น อาจถูกยกเว้นจากคำหลักในการกรองได้เช่นกัน

เมื่อระบุ #NAME? เป็นเงื่อนไขการกรองสำหรับช่อง ข้อความ หรือ ลิงก์ จะสามารถใช้ตัวอักษรได้สูงสุด 64 ตัว (แบบเต็มความกว้างหรือครึ่งความกว้าง) สำหรับคำหลัก
หากคุณระบุคำหลักที่มีความยาวเกิน 64 ตัวอักษร ระบบจะใช้เพียง 64 ตัวอักษรแรกในการกรองข้อมูลเท่านั้น

คุณสามารถกำหนดได้ว่าค่าฟิลด์จะว่างเปล่า (ไม่ได้ป้อน) หรือไม่ โดยใช้เงื่อนไขตัวกรอง
วิธีการทำขึ้นอยู่กับประเภทของฟิลด์ที่คุณกำลังใช้งาน

ในช่อง กล่องข้อความ คุณสามารถระบุได้ว่า ว่าง หรือ ไม่ว่าง เป็นเงื่อนไขในการกรอง
หน้าจอหลักและการตั้งค่าที่สามารถใช้เงื่อนไขตัวกรอง ว่าง และ ไม่ว่าง มีดังต่อไปนี้

• การตั้งค่าตัวกรองเบื้องต้น ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าลุคอัพ
• การตั้งค่า ตัวกรอง ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าบันทึกที่เกี่ยวข้อง
• การตั้งค่า ตัวกรอง บนหน้าจอการตั้งค่า มุมมอง
• การตั้งค่า ตัวกรอง ในหน้าจอการตั้งค่า กราฟ
• การตั้ง เงื่อนไข ในหน้าจอการตั้งค่า การแจ้งเตือน
• การตั้งค่า ตัวกรอง ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรอง
• การตั้งค่า ตัวกรอง ในกล่องโต้ตอบ สร้างกราฟ
• การตั้งค่า ตัวกรอง ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรอง ที่ปรากฏขึ้นเมื่อเลือกเรคอร์ดในฟิลด์ ลุคอัพ

การกรองระเบียนด้วยค่าว่างช่วยให้คุณสามารถ:

• ตรวจสอบบันทึกที่มีข้อมูลไม่ครบถ้วน
  ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแอปสำหรับจัดการคำถาม คุณสามารถกรองบันทึกที่ไม่มีการป้อนรายละเอียดใดๆ ในช่อง กล่องข้อความ ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นหาได้ว่าบันทึกใดบ้างที่ยังต้องการการป้อนรายละเอียดเพิ่มเติม
• ดึงข้อมูลที่มีฟิลด์ที่ป้อนข้อมูลไว้
  ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแอปสำรวจ คุณสามารถดึงข้อมูลเฉพาะบันทึกที่มีข้อความป้อนในช่อง กล่องข้อความ สำหรับกรอกคำตอบอิสระได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบหรือแชร์เฉพาะแบบสำรวจที่มีคำตอบอิสระที่กรอกไว้แล้วได้

สามารถกรองข้อมูลที่มีค่าว่างได้ แม้ว่าจะใช้ฟิลด์ที่ไม่สามารถใช้เงื่อนไขการกรอง ว่าง และ ไม่ว่าง ก็ตาม

คุณสามารถกรองข้อมูลที่มีค่าว่างได้ หากคุณระบุฟิลด์ที่สามารถใช้เครื่องหมาย #NAME? หรือ ≠ (ไม่เท่ากับ) และเว้นช่องป้อนเงื่อนไขการกรองว่างไว้
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการกรองข้อมูลที่มีที่อยู่อีเมล คุณสามารถทำได้โดยการตั้งค่าเงื่อนไขการกรองดังต่อไปนี้

• ฟิลด์: ที่อยู่อีเมล (ฟิลด์ ลิงก์)
• เงื่อนไข : ≠ (ไม่เท่ากับ)
• ค่า: (ไม่ได้ระบุค่า)

สำหรับช่อง ตัวเลือกผู้ใช้งาน คุณสามารถระบุกลุ่ม "ทุกคน" เป็นเงื่อนไขการกรองได้
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการกรองข้อมูลที่ไม่มีการระบุชื่อผู้รับผิดชอบ คุณสามารถทำได้โดยการตั้งค่าเงื่อนไขการกรองดังต่อไปนี้

• ช่อง: ผู้รับผิดชอบ (ช่องให้ ตัวเลือกผู้ใช้งาน)
• เงื่อนไข: ไม่มีรายการใด ๆ ต่อไปนี้
• คุณค่า: กลุ่ม ทุกคน​

ด้วยฟิลด์ สิ่งที่แนบ มา คุณสามารถกรองเรกคอร์ดโดยพิจารณาว่ามีไฟล์ที่แนบมาหรือไม่
หน้าจอหลักและการตั้งค่าที่คุณสามารถใช้เงื่อนไขตัวกรอง มีไฟล์แนบ หรือ ไม่มีไฟล์แนบ กับฟิลด์ไฟล์ แนบ มีดังนี้

• การตั้งค่าตัวกรองเบื้องต้น ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าลุคอัพ
• การตั้งค่า ตัวกรอง ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าบันทึกที่เกี่ยวข้อง
• การตั้งค่า ตัวกรอง บนหน้าจอการตั้งค่า มุมมอง
• การตั้งค่า ตัวกรอง ในหน้าจอการตั้งค่า กราฟ
• การตั้ง เงื่อนไข ในหน้าจอการตั้งค่า การแจ้งเตือน
• การตั้งค่า ตัวกรอง ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรอง
• การตั้งค่า ตัวกรอง ในกล่องโต้ตอบ สร้างกราฟ
• การตั้งค่า ตัวกรอง ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรอง ที่ปรากฏขึ้นเมื่อเลือกเรคอร์ดในฟิลด์ ลุคอัพ

การกรองระเบียนด้วยค่าว่างช่วยให้คุณสามารถ:

• ดึงข้อมูลที่มีไฟล์แนบ
  ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแอปสำหรับติดตามคำสั่งซื้อ คุณสามารถดึงข้อมูลเฉพาะระเบียนที่มีไฟล์แนบใน ฟิลด์แนบ สำหรับแบบฟอร์มคำสั่งซื้อได้
  วิธีนี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบได้เฉพาะรายการที่มีแบบฟอร์มการสั่งซื้อที่ส่งโดยลูกค้าเท่านั้น
• ตรวจสอบบันทึกที่ยังไม่มีไฟล์แนบ
  ตัวอย่างเช่น ในแอปการเดินทางเพื่อธุรกิจ คุณสามารถกรองช่อง แนบ สำหรับใบเสร็จเพื่อค้นหารายการที่ไม่มีไฟล์แนบมาด้วย
  นี่อาจช่วยให้คุณส่งคำเตือนถึงผู้สมัครเดินทางเพื่อธุรกิจที่ยังไม่ได้ส่งใบเสร็จ

หากคุณระบุแผนกเป็นเงื่อนไขตัวกรองสำหรับฟิลด์ต่อไปนี้ คุณจะได้รับผลลัพธ์ที่กรองแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับฟิลด์ที่คุณระบุ

• ช่องข้อมูลที่มีค่าเป็นผู้ใช้ (ผู้สร้าง, ผู้อัปเดต, ผู้รับมอบหมาย หรือช่อง ตัวเลือกผู้ใช้งาน):
  ผลการค้นหาที่ผ่านการกรองจะแสดงข้อมูลที่มีค่าในฟิลด์เป็นผู้ใช้ที่สังกัดแผนกที่ระบุหรือแผนกในเครือ
• ฟิลด์ที่มีค่าเป็นแผนก (Department selection field):
  ผลลัพธ์ที่กรองแล้วจะนำเสนอเรคคอร์ดที่มีค่าสำหรับฟิลด์เป็นแผนกที่ระบุหรือแผนกที่เกี่ยวข้อง

การทำงานที่ร้องขอล้มเหลว โปรดลดจำนวนบันทึกที่จะอัปเดตหรืออ้างอิง

หากตรงตามเงื่อนไขใด ๆ ต่อไปนี้ การดึงข้อมูลเรคคอร์ดจะล้มเหลว ในกรณีนี้ ให้ลดจำนวนเรคคอร์ด รายการข้อมูลในฟิลด์ หรือแถว/คอลัมน์ในตารางที่จะดึงข้อมูล

• มีรายการข้อมูลฟิลด์จำนวนมากที่ต้องดึงข้อมูล
• ตารางในเรคคอร์ดมีแถวหรือคอลัมน์จำนวนมาก
• ขนาดของบันทึกทั้งหมดมีขนาดใหญ่ถึงหลายสิบเมกะไบต์
  สิ่งที่แนบมาไม่รวมอยู่ในขนาดรวมของบันทึก