Este artículo explica cómo configurar un flujo de trabajo básico utilizando la función de Gestión de procesos.
A modo de ejemplo, mostraremos cómo crear un flujo de trabajo para una aplicación de solicitud de compra.

Organizar su flujo de trabajo y planificar con anticipación hace que la configuración de la gestión de procesos sea más fluida.
Nuestro flujo de trabajo de ejemplo permitirá a los usuarios crear registros para solicitudes de compra que deben ser aprobadas por un cesionario.

• Primer estado: Antes de aplicar
• Próximos estados:
  • Aplicando
  • Aprobado

• Estado: Antes de aplicar
• Asignado: Usuario en el campo "Creado por"
• Condiciones: Ninguna
• Acción: Aplicar
• Estado después de la acción tomada: Aplicando

• Estado: Aplicando
• Cesionario: Aprobador
• Condiciones: Ninguna
• Acción: Aprobar
• Estado después de la acción tomada: Aprobado

1. Haga clic en el ícono Ajustes app (el ícono con forma de engranaje) en la parte superior derecha de la pantalla Ver.
   

2. En la pantalla de configuración de la aplicación, seleccione la pestaña Configuración de la aplicación y luego haga clic en Gestión procesos en Configuración general.

3. En la 1. Habilitar esta función de la pantalla Gestión procesos, seleccione la casilla de verificación Habilitar la gestión de procesos.
   

A continuación, configuraremos los estados de los registros.

El estado de un registro indica en qué paso del flujo de trabajo se encuentra actualmente el registro.

1. En la sección 2. Ajustes de estado, configure los estados de registro que necesita para su flujo de trabajo.
   Los siguientes tres estados están configurados de forma predeterminada.

   • Primer estado: No iniciado
   • Próximos estados:
     • En curso
     • Terminado

   Puedes agregar o eliminar estados según sea necesario. También puedes cambiar sus nombres.
   Para este ejemplo, cambiaremos los estados predeterminados para que tengan los siguientes nombres.

   • Primer estado: Antes de aplicar
   • Próximos estados:
     • Aplicando
     • Aprobado

   

A continuación, configuraremos los procesos de grabación.

Configure un proceso para cada estado que configure. Los pasos para configurar los procesos son los siguientes.

1. Verifique el estado del primer proceso.
   El primer estado establecido en la sección 2. Ajustes de estado se establece automáticamente en Situación antes de actuar en la sección 3. Ajustes del flujo del proceso.
   Para este ejemplo, verificaremos que el estado "Antes de aplicar" se haya configurado automáticamente.
   

2. Configure la configuración de la lista de asignados para el primer proceso.
   Puede seleccionar cualquiera de las siguientes opciones del menú desplegable. En este ejemplo, seleccionaremos "Creado por".

   • Ajustar a cualquiera
   • Creado por (Seleccionar esta opción convierte al usuario que creó un registro en el cesionario)

   

3. Configure las Condiciones para emprender esta acción para el primer proceso.
   Al configurar estos ajustes, puede crear un flujo de trabajo con criterios de ramificación. En este ejemplo, dejaremos seleccionada la opción Todos los registros.​​

4. Configure el ajuste Nombre de la acción para el primer proceso.
   Esto establecerá el nombre del botón para realizar la acción de este proceso. El botón solo aparecerá para los usuarios asignados.
   Para este ejemplo, ingresaremos "Aplicar".
   

5. Configure el ajuste Estado después de la acción realizada para el primer proceso.
   Cuando se realiza la acción para este proceso, el estado cambiará del establecido en Situación antes de actuar al establecido en Estado después de tomar la acción.
   Para este ejemplo, seleccionaremos "Aplicar".
   

Ahora ha configurado los dos primeros estados del flujo de trabajo ("Antes de aplicar" y "Aplicando").

Ahora vamos a configurar los procesos restantes.

Configure el siguiente proceso en el flujo de trabajo de la misma manera que el primero.

1. Configure el ajuste Situación antes de actuar para el próximo proceso.
   Para este ejemplo, seleccionaremos “Aplicando” de la lista desplegable.
   

2. Configure los ajustes de la lista de asignados para el próximo proceso.
   Primero, elija una de las siguientes maneras de especificar los asignados en la lista desplegable. En este ejemplo, seleccionaremos El usuario elige a un asignatario de la lista para emprender la acción.

   • El usuario elige a un asignatario de la lista para emprender la acción
   • Todos los asignatarios de la lista deben tomar medidas
   • Un asignatario de la lista debe tomar medidas

   Después de elegir una forma de especificar los asignados, elija a quién establecer como asignado.
   Para este ejemplo, haremos clic en Agregar un campo del formulario y seleccionaremos el campo "Aprobador" como campo asignado.

3. Configure las Condiciones para emprender esta acción en el próximo proceso.
   Para este ejemplo, dejaremos seleccionados Todos los registros.

4. Configure el ajuste Nombre de la acción para el próximo proceso.
   En este ejemplo, ingresaremos "Aprobar".

5. Configure el ajuste Estado después de la acción realizada para el próximo proceso.
   En este ejemplo, seleccionaremos “Aprobado” de la lista desplegable.

Ahora hemos configurado el proceso para el estado "Aplicando".
Si su flujo de trabajo tiene procesos adicionales que deben configurarse, siga los mismos pasos indicados anteriormente para cada uno de ellos.
Tenga en cuenta que no es necesario configurar los ajustes para el último estado (en este ejemplo, "Aprobado").

Por último, revisaremos el diagrama de flujo para asegurarnos de que el flujo de trabajo esté configurado correctamente.

1. Consulte el diagrama en Diagrama de flujo de proceso en la parte superior de la pantalla para asegurarse de que su flujo de trabajo esté configurado como lo desea.
   

2. Haga clic en Guardar en la parte inferior derecha de la pantalla.

3. En la pantalla de configuración de la aplicación, haga clic en Act. app.

4. En el cuadro de diálogo Act. app, haga clic en Act. app.

Esto completa la configuración de la gestión de procesos.
Cuando agrega y guarda un registro en la aplicación, el primer estado en el flujo de trabajo y el botón (acción) para avanzar el estado se muestran en la pantalla Detalles del registro.

Para obtener información sobre cómo configurar asignados y acciones para flujos de trabajo más complicados, consulte las páginas siguientes.

• Configuración de cesionarios
• Establecer condiciones para las acciones
• Establecer acciones que puedan utilizar personas no asignadas