對記錄設定存取權限
您可以對記錄設定存取權限，對每筆記錄分別限制可以查看、編輯或刪除記錄的使用者。
步驟
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在［記錄清單］畫面中，點選畫面右上方齒輪形狀的［設定應用程式］圖示。
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在［應用程式的設定］畫面中，點選［設定］分頁的［存取權限］中的［記錄］。
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在［記錄的存取權限］畫面中，點選［新增］。
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在［記錄的條件］中，指定要設定存取權限的記錄的條件。
若要組合多個條件，點選+形狀的［新增條件］圖示。指定新增的條件，選擇［滿足所有條件］或［滿足任一條件］。
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在［使用者/組織/群組與存取權限］中，新增要設定存取權限的使用者、組織或群組。
您可以透過搜尋欄搜尋，或點選搜尋欄右側的［從組織和群組中選擇］圖示，從［選擇使用者］對話方塊新增使用者、組織或群組。
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若要對欄位中指定的使用者、組織或群組設定存取權限，點選［選擇表單中的欄位］，再選擇欄位。
可選擇的欄位如下：- ［ユーザー］
- ［組織］
- ［グループ］
- ［作成者］
- ［更新人］
啟用流程管理時，也可以選擇［執行者］。
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對使用者、組織或群組勾選要允許的操作。
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若要設定多種記錄條件與存取權限的組合，請再次點選［新增］，新增條件。
有多列時，將優先套用排在上方列的設定。若要變更設定的優先順序，請拖放［拖曳排序］圖示，將想優先套用的設定列移至上方。
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點選畫面右下方的［儲存］。
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在［應用程式的設定］畫面中，點選［更新應用程式］。
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在［更新應用程式］對話方塊中，點選［更新應用程式］。
無法指定為［記錄的條件］的欄位
下列欄位無法指定為［記錄的條件］。
- ［標籤］
- ［リッチエディター］
- ［多行文字方塊］
- ［附件］
- ［相關記錄清單］
- ［空白欄］
- ［分隔線］
使用組織或群組設定存取權限
使用組織或群組設定存取權限時，當變更組織或群組的資訊，變更內容可能不會反映到存取權限中。
若要將最新的組織或群組資訊反映到所有記錄的存取權限中，請更新應用程式的設定。
此外，執行以下操作時將反映［記錄的存取權限］設定。
- 更新應用程式的設定時
- レコードを追加したとき
- レコードを更新したとき
對同一位使用者設定多個存取權限
［記錄的存取權限］設定中，對同一位使用者設定多個權限時，將優先套用排在上方列的設定。
例如，設定的順序為「Sales Division有查看權限」、「Everyone沒有查看權限」，將只允許「Sales Division」的所屬使用者查看記錄。
使用範例
以下介紹記錄的存取權限使用範例。
指定建立人、更新人、執行者
您可以將記錄的［建立人］或［更新人］、流程管理的［執行者］指定為存取權限的對象。
例如，設定為在啟用流程管理的應用程式中狀態尚未顯示「完成」的記錄，僅限［建立人］、［執行者］或［更新人］查看。
指定［選擇使用者］、［選擇組織］欄位
在應用程式的表單中配置［選擇使用者］欄位或［選擇組織］欄位後，可以將存取權限的對象指定為各記錄中所選擇的使用者或組織，而非特定的使用者或組織。
例如，設定為僅限［選擇使用者］欄位（案件負責人）中所選擇的使用者才能編輯或刪除記錄。